English
עברית
العربية
Español
Русский
Deutschمستقبل إدارة المهام: ما الذي يمكن توقعه
قطعت إدارة المهام شوطًا طويلًا منذ القوائم الورقية وجداول البيانات المشتركة. ومن المرجح أن تغيّرها السنوات القليلة القادمة مرة أخرى. سيكون لمزيد من الأتمتة والذكاء الاصطناعي دور في ذلك، ويتوقع الناس أكثر فأكثر أن تكون مهامهم محدّثة على كل جهاز يستخدمونه. إليكم ما يمكن توقعه، وكيف تستعدون له.
كيف تتغير إدارة المهام؟
تتحول المهام من مربعات اختيار بسيطة إلى سجلات مترابطة. فالمهمة تحمل معها سياقها أكثر فأكثر: الحديث الذي دار حولها، والملفات التي تحتاج إليها، وسجلًا بما حدث. كانت الأدوات القديمة تتعامل مع المهمة على أنها سطر نصي، أما الأدوات الأحدث فتتعامل معها على أنها المكان الذي يُناقَش فيه العمل.
كما أن الحد الفاصل بين المهام الشخصية ومهام الفريق لم يعد صارمًا كما كان. فكثيرون يحتفظون بمهامهم الخاصة وبالعمل المشترك جنبًا إلى جنب، لأن الاثنين يتنافسان على الساعات نفسها. والأدوات تتكيف مع ذلك بمساحات مشتركة تتسع أيضًا لبنود تخص شخصًا واحدًا.
هل سيدير الذكاء الاصطناعي مهامنا بدلًا منا؟
ليس بالكامل، لكن من المرجح أن يتولى جزءًا أكبر من العمل المتكرر. ومن الاستخدامات التي يجرّبها الناس بالفعل:
- تحويل رسالة أو ملاحظات اجتماع إلى مسودة قائمة مهام
- اقتراح المهام التي يُبدأ بها، بناءً على تواريخ الاستحقاق وحجم العمل
- التنبيه إلى المهام التي طال انتظارها أكثر مما ينبغي
- كتابة ملخصات قصيرة عن تقدّم العمل في مشروع ما
أما الحكم على الأمور فمن المرجح أن يبقى بيد الناس. فتحديد ما يهم وفهم احتياجات المعنيين أمران يصعب تسليمهما إلى برنامج. وما يحيط بهذه القرارات من فرز وتذكير يدوي هو المجال الذي يمكن أن تساعد فيه الأتمتة أكثر من غيره.
وهناك أيضًا أسئلة لم تُحسم بعد. فاقتراحات الذكاء الاصطناعي لا يمكن أن تكون أفضل من المعلومات الموجودة في مهامكم. فإذا كانت المهام مبهمة أو قديمة، فستكون الاقتراحات كذلك. والخصوصية مهمة أيضًا، لأن الفرق ستريد أن تعرف ما البيانات التي تستخدمها الأداة، وإلى أين تذهب.
ما دور التعاون في الوقت الفعلي؟
دور محوري. فكثيرًا ما تعمل الفرق اليوم من أماكن مختلفة وفي مناطق زمنية مختلفة، فلا يمكن لأفرادها أن يعتمدوا على وجودهم في الغرفة نفسها أو على اتصالهم بالإنترنت في الوقت نفسه. وتصبح القائمة المشتركة المكان الذي تُسجَّل فيه حالة العمل الحالية. ولكي ينجح ذلك، يجب أن يرى الجميع النسخة نفسها منها، أيًّا كان الجهاز الذي يستخدمونه.
وهذا يغيّر أيضًا طريقة تواصل الفرق. فبدل السؤال عن آخر المستجدات في اجتماع أو محادثة، يمكن مراجعة المهمة نفسها. وعندما يكون النقاش مرتبطًا بالمهمة، يستطيع زميل في منطقة زمنية أخرى أن يقرأ السياق ويواصل العمل دون أن ينتظر ردًا.
هل الأداة الأكبر أفضل دائمًا؟
لا يحتاج كل فريق إلى نظام متكامل لإدارة المشاريع. فقد أضافت أدوات كثيرة على مر السنين ميزات مثل اللوحات والمخططات والحقول المخصصة وقواعد الأتمتة. وقد تكون هذه الميزات مفيدة في المشاريع الكبيرة. أما للفرق الصغيرة والعائلات والمستقلين، فكثيرًا ما تضيف عبئًا في الإعداد دون قيمة تُذكر.
ومن الاتجاهات المرجحة أدوات تتطلب إعدادًا أقل، وتأتي بخيارات افتراضية أفضل. فبالنسبة إلى معظم الناس، الشاشة الرئيسية التي تعرض أصلًا ما حان موعده أكثر فائدة من مجموعة فلاتر عليهم أن يبنوها ويصونوها.
كيف تستعد الفرق؟
اجمعوا عملكم في أماكن أقل. فعندما تكون مهامكم ونقاشاتكم وملفاتكم معًا، يجد أي نظام أتمتة أو ذكاء اصطناعي في المستقبل السياق كاملًا ليعمل به. أما المعلومات المتناثرة فتحدّ مما يمكن لأي أداة أن تفعله بها، الآن أو لاحقًا.
بعض الخطوات العملية التي يمكنكم اتخاذها الآن:
- اختاروا أداة واحدة للمهام، واستخدموها باستمرار.
- اكتبوا المهام بوضوح، مع مسؤول وتاريخ استحقاق حيث يكون ذلك منطقيًا.
- أبقوا الأسئلة والقرارات داخل المهمة بدل المحادثات المنفصلة.
- راجعوا قوائمكم بانتظام، حتى تبقى المعلومات فيها دقيقة.
هذه العادات مفيدة اليوم، أيًّا كانت الأدوات التي سيستخدمها فريقكم في المستقبل.
إبقاء النقاش مع العمل خطوة يمكنكم البدء بها فورًا. ففي Wabi، لكل مهمة محادثة خاصة بها للأسئلة والردود والملفات، فيبقى السياق مرتبطًا بالمهمة. اقرأوا المزيد عن المحادثة داخل المهام في Wabi.